Urząd Miasta Hrubieszów

Osoby sprawujące funkcje:

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Bożena Borna-Musiej
Z-ca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich – Izabela Zin
tel. 84 6962380 wew. 25

Zadania:

• wykonywanie obowiązków Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
• przyjmowanie oświadczeń dotyczących: wstąpienie w związek małżeński lub wskazaniu kandydata na opiekuna prawnego,
• prowadzenie spraw wynikających z ustawy o aktach stanu cywilnego,
• prowadzenie spraw wynikających z kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
• sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
• posiadanie pełnomocnictwa procesowego do wystąpienia do sądu w sprawach określonych w ustawie,wykonywanie zadań wynikających z konkordatu,
• nanoszenie zmian w aktach urodzeń małżeństw i zgonów w oparciu o orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne, oświadczenia stron i odpisy aktów stanu cywilnego,
• prowadzenie akt zbiorowych do ksiąg stanu cywilnego,
• współpraca z Urzędami Stanu Cywilnego i organami ewidencji ludności,
• aktualizacja rejestru PESEL poprzez: meldowanie noworodków, wymeldowanie osoby zmarłej, nanoszenie zmian stanu cywilnego, usuwanie rozbieżności,
• migrowanie akt stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych -Źródło,
• wystawianie zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego,
• przyjmowanie oświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa i wyznaczenie terminu zawarcia małżeństwa,
• wydawanie odpisów i zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego oraz o stanie cywilnym,
• przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka, o nadaniu nazwiska męża matki, o zmianie imienia dziecka,
• przyjmowanie oświadczeń o wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i ich dzieci, o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
• wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu,
• przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego, przekazywanie ksiąg 80-letnich i 100-letnich do archiwum państwowego,
• współpraca z sądami w sprawach sprostowania aktów stanu cywilnego lub ich unieważnienia,
• przygotowywanie i przekazywanie do urzędu statystycznego sprawozdań dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów.
• sporządzanie sprawozdań statystycznych w sprawach urodzeń, małżeństw i zgonów.

 
Sprawy prowadzone przez wydział:
 

REJESTRACJA URODZEŃ

PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY
 
Sporządzenie aktu urodzenia dziecka w Systemie Rejestrów Państwowych, nadanie dziecku numeru ewidencyjnego PESEL, wydanie nieodpłatnie jednego odpisu aktu urodzenia.

• Urząd Stanu Cywilnego sporządza akty urodzeń dzieci urodzonych w Hrubieszowie lub innej miejscowości z terenu gminy Hrubieszów.
• Zgłoszenia urodzenia powinien dokonać ojciec lub matka dziecka, bądź ich pełnomocnik w ciągu 21 dni od daty urodzenia dziecka. Zgłoszenia dokonuje się osobiście lub drogą elektroniczną, przy wykorzystaniu profilu zaufanego. Jeżeli w terminie 21 dni nie zostanie dokonane zgłoszenie urodzenia dziecka, kierownik USC z urzędu sporządzi akt urodzenia, nada mu imię i poinformuje o tym rodziców dziecka. W przypadku gdy dziecko urodziło się martwe - w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia.

WYMAGANE DOKUMENTY: 
a) dziecko urodzone z małżeństwa:
- dowody osobiste rodziców dziecka
b) dziecko urodzone przez pannę:
- dowód osobisty
c) dziecko urodzone przez rozwiedzioną:
- dowód osobisty
d) dziecko urodzone przez wdowę:
- dowód osobisty
 

UZNANIE OJCOSTWA
 

POSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

Uznanie ojcostwa polega na tym, że mężczyzna, od którego dziecko pochodzi, oświadcza przed kierownikiem USC, że jest ojcem dziecka, a matka dziecka potwierdzi jednocześnie albo w ciągu 3 miesięcy od dnia oświadczenia mężczyzny, że ojcem dziecka jest ten mężczyzna. Można uznać ojcostwo w stosunku do dziecka, co do którego nie zachodzi domniemanie pochodzenia z małżeństwa. Oświadczenie o uznaniu może zostać przyjęte, jeżeli matka rozwiedziona urodziła dziecko po upływie 300 dni od daty uprawomocnienia się wyroku orzekającego rozwiązanie małżeństwa lub w przypadku matki wdowy 300 dni od daty zgonu męża. Osoba, która ukończyła 16 lat, a nie ukończyła lat 18 oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa może złożyć tylko przed sądem opiekuńczym. 
Można uznać ojcostwo:

• dziecka poczętego (nienarodzonego),
• dziecka, które nie ukończyło 18 lat,
• dziecka zmarłego przed osiągnięciem pełnoletniości - w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym uznający ojciec dowiedział się o śmierci dziecka (nie później jednak niż przed upływem dnia, w którym dziecko osiągnęłoby pełnoletniość) uznanie ojcostwa nie może nastąpić, jeżeli toczy się w sądzie opiekuńczym sprawa o ustalenie ojcostwa.

 
Oświadczenie o uznaniu ojcostwa można złożyć:

• przed wybranym kierownikiem USC na terenie Rzeczypospolitej Polskiej,
• przed sądem opiekuńczym,
• za granicą przed polskim konsulem, jeżeli przynajmniej jedno z rodziców jest obywatelem polskim,
• jeżeli w wyniku uznania ojcostwa następuje zmiana nazwiska dziecka, które ukończyło lat 13, to do tej zmiany wymagana jest również jego zgoda.

ZAWARCIE MAŁŻEŃSTWA W FORMIE CYWILNEJ

 
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY
Przyjęcie pisemnych zapewnień o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, ustalenie terminu ślubu, zorganizowanie ceremonii zawarcia małżeństwa w Sali Ślubów, a po złożeniu oświadczeń o zawarciu związku małżeńskiego: sporządzenie aktu małżeństwa w Rejestrze Stanu Cywilnego, wydanie nieodpłatnie jednego odpisu skróconego aktu małżeństwa.

OPŁATY
opłata skarbowa w wysokości:
- 84 zł za sporządzenie aktu małżeństwa,
- 39 zł za wydanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa,
Małżeństwa zawierane w Urzędzie Stanu Cywilnego
1. Wymagane dokumenty:
- dowody osobiste (do wglądu),
- pisemne zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (sporządzane w USC/),
2. Małżeństwo może być zawarte po upływie miesiąca od dnia złożenia dokumentów wymienionych w pkt. l. 
3.Termin wymieniony w pkt.2 może być skrócony z ważnych względów.

Małżeństwa zawierane poza Urzędem Stanu Cywilnego
- opłata skarbowa - 1000zł

DODATKOWE INFORMACJE:
Rejestracji zamiaru zawarcia małżeństwa oboje narzeczeni dokonują osobiście w USC nie wcześniej niż 6 miesięcy przed planowaną datą ślubu. Małżeństwo nie może być zawarte przed upływem miesiąca od dnia złożenia (podpisania) pisemnych zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Z ważnych względów kierownik USC może zezwolić na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu. W tym celu należy złożyć wniosek o skrócenie terminu z uzasadnieniem powodu. Nie mogą zawrzeć małżeństwa osoby, które nie ukończyły 18 lat, są ubezwłasnowolnione całkowicie, dotknięte chorobą psychiczną, spokrewnione lub spowinowacone w linii prostej oraz już pozostające w innym związku małżeńskim, osoby ubezwłasnowolnione częściowo mogą zawrzeć małżeństwo za zgodą sądu opiekuńczego. Z ważnych powodów sąd opiekuńczy może zezwolić na zawarcia małżeństwa kobiecie, która ukończyła lat 16. Każdy z małżonków może złożyć oświadczenie o wyborze nazwiska, jakie będzie nosił po zawarciu małżeństwa. Małżonkowie mogą nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich albo zachować swoje dotychczasowe nazwiska, albo połączyć je z nazwiskiem drugiego małżonka. Ceremonia ślubna odbywa się w terminie dowolnie wybranym przez narzeczonych. Zwykle uroczystości są organizowane w dni powszednie oraz soboty. 

Cudzoziemiec zamierzający zawrzeć małżeństwo w Polsce jest obowiązany:

• przedstawi dokument stwierdzający tożsamość,
• dokument stwierdzający, że zgodnie z prawem ojczystym może zawrzeć małżeństwo za granicą. W przypadku niemożności otrzymania z kraju pochodzenia w/w zaświadczenia powinien przedstawić postanowienie sądu zwalniające go ze składania tego dokumentu.
• odpis aktu urodzenia wraz z urzędowym tłumaczeniem (bądź na druku wielojęzycznym).
• jeżeli pozostawał uprzednio w związku małżeńskim – odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu lub odpis aktu zgonu zmarłego małżonka wraz z urzędowym tłumaczeniem.

UZYSKANIE ZAŚWIADCZENIA DO ZAWARCIA MAŁŻEŃSTWA W FORMIE WYZNANIOWEJ
 

PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

OPŁATY
opłata skarbowa w wysokości:
- 84 zł za sporządzenie aktu małżeństwa,

1.Osoby zawierające małżeństwo wyznaniowe ze skutkami cywilnymi składają duchownemu zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.
2.Zaświadczenie wymienione w pkt. l wydaje kierownik USC. Wydanie zaświadczenia o możności zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej ważne jest 6 miesięcy od dnia wystawienia,
3.Do wydania zaświadczenia osoby składają dowody osobiste (do wglądu).
 

WYDANIE ZAŚWIADCZENIA O STANIE CYWILNYM

PODSTAWA PRAWNA:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

WYMAGANE DOKUMENTY:
- wniosek o wydanie zaświadczenia 
- dokument tożsamości - do wglądu

DODATKOWE INFORMACJE:
1. Zaświadczenie wydaje się osobie, której dotyczy, nie jest możliwe działanie przez pełnomocnika.
2. Zaświadczenie jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia. 

OPŁATA SKARBOWA:
- 38 zł za wydanie zaświadczenia.

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Akty stanu cywilnego na podstawie, których otrzymuje się zaświadczenie muszą znajdować się w rejestrze elektronicznym (Baza Usług Stanu Cywilnego). Jeśli ich tam nie ma, muszą zostać do niego przeniesione. 

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.2096 z późn. zm.)

WYDANIE ZAŚWIADCZENIA O MOŻNOŚCI PRAWNEJ DO ZAWARCIA ZWIĄZKU MAŁŻEŃSKIEGO ZA GRANICĄ

PODSTAWA PRAWNA:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

WYMAGANE DOKUMENTY:

• wniosek o wydanie zaświadczenia
• dokument tożsamości - do wglądu
• dokument potwierdzający stan cywilny przyszłego małżonka (oryginał i jego urzędowe tłumaczenie na język polski w przypadku, gdy dotyczy to cudzoziemca),
• złożenie pisemnego zapewnienia o nie istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (wypełniane na miejscu), 

DODATKOWE INFORMACJE:
      1. Zaświadczenie wydaje się osobie, której dotyczy, nie jest możliwe działanie przez pełnomocnika.
      2. Zaświadczenie jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.  
      
OPŁATA SKARBOWA:
      - 38 zł za wydanie zaświadczenia.
      
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

• Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.2096 z późn. zm.)

ZGŁOSZENIE ZGONU
 

PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

WYMAGANE DOKUMENTY
- karta zgonu wydana przez lekarza lub placówkę służby zdrowia,
- dowód osobisty zmarłego, 
- dowód osobisty lub paszport osoby zgłaszającej zgon - do wglądu,

1.Urząd Stanu Cywilnego sporządza nieodpłatnie jeden akt zgonu osoby zmarłej w Hrubieszowie lub innej miejscowości z terenu gminy Hrubieszów.
2.Zgon należy zgłosić w ciągu 3 dni od dnia zgonu.

TRANSKRYPCJA ZAGRANICZNEGO ODPISU AKTU STANU CYWILNEGO DO POLSKIEGO REJESTRU STANU CYWILNEGO

 
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

OPŁATA SKARBOWA:

• wpisanie aktu - 50.00 zł
• uzupełnienie aktu - 39.00 zł
• za pełnomocnictwo (z opłaty zwolnione jest pełnomocnictwo udzielone wstępnemu: matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnemu (córka, syn) i rodzeństwu. - 17.00 zł

1. Wpisaniu do polskich ksiąg stanu cywilnego podlegają odpisy akt urodzeń, małżeństw, zgonów (oryginały)
2. Wymagane dokumenty:

• wniosek o wpisanie aktu do ksiąg polskich,
• oryginał odpisu aktu zagranicznego podlegającego wpisaniu,
• tłumaczenie odpisu przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula,
• opłata skarbowa,
• Apostille do aktu stanu cywilnego z państw spoza Unii Europejskiej.

 
Uwagi:
- przy wpisywaniu aktu stanu cywilnego należy okazać dokument tożsamości,
- jeżeli wpisywany akt nie zawiera wszystkich danych przewidzianych przez polskie prawo, należy dołączyć wniosek o uzupełnienie aktu o brakujące dane.
 

ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA

 PODSTAWA PRAWNA
 - Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (t.j. Dz.U. z 2016r. poz.10)


WYMAGANE DOKUMENTY:

• pisemny wniosek o zmianę imienia lub nazwiska wraz z uzasadnieniem powodów zmiany,
• dowód osobisty lub paszport do wglądu,
• jeżeli wniosek składany jest osobiście, odpis prawomocnego postanowienia sądu opiekuńczego o pozbawieniu praw rodzicielskich w przypadku, gdy zmiana nazwiska lub imienia dotyczy małoletniego dziecka, a jedno z rodziców zostało pozbawione praw rodzicielskich,
• dowód wniesienia opłaty skarbowej.

OPŁATY
opłata skarbowa w wysokości 37 zł za decyzję o zmianie nazwiska lub imienia,
 
DODATKOWE INFORMACJE:
Ustawę o zmianie imienia i nazwiska stosuje się do:

• obywateli polskich,
• cudzoziemców nieposiadających obywatelstwa żadnego państwa, jeżeli posiadają w Polsce miejsce stałego pobytu,
• cudzoziemców, którzy uzyskali w Polsce status uchodźcy a zmiana imienia lub nazwiska uzasadniona jest zagrożeniem jego prawa do życia, zdrowia, wolności lub bezpieczeństwa osobistego.

Osoby zamieszkałe za granicą wniosek o zmianę imienia lub nazwiska mogą złożyć za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej.
Zmianę nazwiska albo o zmianę imienia można dokonać wyłącznie z ważnych powodów.
Kierownik USC nie wyraża zgody na zmianę nazwiska w przypadku ubiegania się o nazwisko historyczne, wsławione na polu kultury lub nauki, działalności politycznej albo wojskowej, chyba, że osoba ubiegająca się o zmianę nazwiska posiada członków rodziny o tym nazwisku,
Zmiana nazwiska obojga rodziców rozciąga się na małoletnie dzieci.
Jeżeli zmiana nazwiska albo zmiana imienia dotyczy osoby niepełnoletniej i wniosek składa jedno z rodziców, to drugi rodzic musi na zmianę wyrazić zgodę, chyba że nie żyje, nie jest znany albo jest pozbawiony władzy rodzicielskiej. W przypadku braku porozumienia między rodzicami każde z nich może zwrócić się do sądu opiekuńczego o wyrażenie zgody na zmianę imienia lub nazwiska dziecka. Zgoda rodzica musi być wyrażona:

• osobiście przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego,
• w formie pisemnej z podpisem poświadczonym notarialnie,
• w formie pisemnej za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli mieszka za granicą,
• do zmiany imienia lub nazwiska osoby niepełnoletniej, która ukończyła lat 13, potrzebna jest również jej zgoda.

JUBILEUSZ 50-LECIA POŻYCIA MAŁŻEŃSKIEGO

  
POSTAWA PRAWNA:
- Ustawa z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach (Dz. U. nr 90, poz. 450 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów (Dz. U. nr 277, poz. 2743 z późn. zm. )
- Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)
 
OPŁATY:
Nie podlega opłatom
 
SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY
W Urzędzie Stanu Cywilnego w Hrubieszowie raz do roku Burmistrz Miasta Hrubieszowa wręcza medale za długoletnie pożycie małżeńskie mieszkańcom naszego miasta i gminy, którzy obchodzą Jubileusz Złotych Godów.

Pary małżeńskie obchodzące 50-lecie pożycia małżeńskiego, na stałe zameldowane na terenie miasta i gminy Hrubieszów mogą zgłaszać chęć udziału w uroczystości. Zgłoszenie jubilatów nie musi być dokonane osobiście, z wnioskiem może wystąpić każda osoba, która chce ich uhonorować.

STANOWISKO DS. WYDAWANIA DOWODÓW OSOBISTYCH: HUBALA 1, POKÓJ NR 6 TEL. 84 6962380 WEW. 41
 

POSTAWA PRAWNA:
- Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. z 2017r. poz. 1464 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu. (Dz.U. z 2015r., poz. 212)
 
Realizuje zadania w zakresie: 
1. Przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego.
2. Wydawanie dowodów osobistych. 
3. Unieważnianie dowodów osobistych. 
4. Prowadzenie Rejestru Dowodów Osobistych. 
5. Udostępnianie danych osobowych na wniosek o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.
 
ZASADY WYDAWANIA DOWODÓW OSOBISTYCH: 
Dowód osobisty wydaje się nieodpłatnie na wniosek o wydanie dowodu osobistego, który składa się w organie dowolnej gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w formie pisemnej.
Wniosek na dowód można również złożyć przez internet, ale trzeba mieć profil zaufany na platformie ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny.
Wniosek na dowód osobisty może złożyć:
    1. osoba, która ukończyła 18 lat i nie ma jeszcze dowodu osobistego,
    2. osoba, która nie ukończyła 18 lat - jeśli do dnia 18-tych urodzin pozostało mniej niż 30 dni,
    3. osoba, która musi wymienić dowód osobisty (na przykład z powodu zmiany danych
osobowych czy upływu terminu ważności),
    4. rodzic, opiekun prawny albo kurator - mogą oni złożyć wniosek o dowód w imieniu osoby, która nie ma zdolności do czynności prawnych (osoby całkowicie ubezwłasnowolnionej, dzieci do 13 roku życia) lub osoby, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych (osoby częściowo ubezwłasnowolnionej, dzieci w wieku od 13 do 18 roku życia). Dowód dla dziecka odbiera tylko ten rodzic, który składał wniosek.
Osoby, które ukończyły 5 rok życia, muszą być obecne w urzędzie, podczas składania wniosku o dowód dla nich. 

WYMAGANE DOKUMENTY:

• aktualne zdjęcie, wykonane w ciągu ostatnich 6 miesięcy, o wymiarach 35x45mm,
• w pozycji na wprost,
• dotychczasowy dowód osobisty a w przypadku jego utraty, ważny paszport (dot. osób, które go posiadają),
• dokument podróży lub inny dokument stwierdzający tożsamość - w przypadku osób, które otrzymały polskie obywatelstwo.

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Wydanie dowodu następuje nie później niż w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku. 

SPOSÓB ODBIORU DOWODU OSOBISTEGO: 
Dowód osobisty odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy w którym został złożony wniosek.  Odbiór dowodu osobistego wydanego osobie nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych wymaga obecności tej osoby. 
Obiór dowodu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego. 

WYDANIE NOWEGO DOWODU OSOBISTEGO NASTĘPUJE W PRZYPADKU: 
1. upływu terminu ważności dowodu osobistego (wniosek składa się co najmniej 30 dni przed upływem terminu),
2. zmiany danych zawartych w dowodzie osobistym, z wyjątkiem zmiany nazwy organu wydającego,
3. zmiany wizerunku twarzy posiadacza dowodu (wniosek należy złożyć niezwłocznie), 
4. utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego (wniosek należy złożyć niezwłocznie), 
5. przekazania do organu gminy lub do placówki konsularnej Rzeczypospolitej Polskiej przez osobą trzecią znalezionego dowodu osobistego.

OPŁATY:
Dowód osobisty jest bezpłatny.

DODATKOWE INFORMACJE:
Dowód osobisty wydany osobie, która nie ukończyła 5 roku życia, jest ważny przez 5 lat, wydany osobie, która ukończyła 5 rok życia, jest ważny przez 10 lat.
 

 STANOWISKO PRACY DS. EWIDENCJI LUDNOŚCI, HUBALA 1 , POKÓJ NR 6 TEL. 0846962380 WEW. 41,
 
Realizuje zadania z zakresu:
1. Wykonywania obowiązku meldunkowego obywateli polskich,
2. Wykonywania obowiązku meldunkowego cudzoziemców,
3. Udostępniania danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców,
4. Prowadzenia i udostępniania stałego rejestru wyborców Miasta Hrubieszowa,
5. Sporządzania i udostępniania spisu wyborców  Miasta Hrubieszowa,

ZAMELDOWANIE NA POBYT STAŁY/ POBYT CZASOWY OBYWATELI POLSKICH  
 
PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018r. poz. 1382 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018r. poz. 2096 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2018r., poz.1044 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. z 2017r., poz. 2411 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 r. w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (Dz.U. z 2018r., poz. 2484 z późn. zm.)
 
WYMAGANE DOKUMENTY:
1. Wypełniony formularz: Zgłoszenie pobytu stałego/Zgłoszenie pobytu czasowego (odrębny dla każdej osoby, również dla dziecka).
2. Na formularzu zgłoszenia pobytu stałego/ zgłoszenia pobytu czasowego właściciel lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu dokonuje potwierdzenia pobytu w lokalu. 
3. Oryginał dokumentu potwierdzającego aktualny tytuł prawny do lokalu (dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu) – do wglądu.
4. Dowód osobisty lub paszport - do wglądu.

OPŁATY:
nie podlega opłacie

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
niezwłocznie

  
ZGŁOSZENIE WYJAZDU POZA GRANICE RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ/ POWROTU Z WYJAZDU POZA GRANICE RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ 

 PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018r. poz. 1382 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018r. poz. 2096 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2018r., poz.1044 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. z 2017r., poz. 2411 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 r. w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (Dz.U. z 2018r., poz. 2484 z późn. zm.)
 
WYMAGANE DOKUMENTY
1. Wypełniony formularz: Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczpospolitej Polskiej/Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczpospolitej Polskiej(odrębny dla każdej osoby meldującej się, również dla dziecka) 
2. dowód osobisty lub paszport – do wglądu
  
OPŁATY
nie podlega opłacie
  
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
niezwłocznie
 

ZAMELDOWANIE CUDZOZIEMCA NA POBYT STAŁY/ POBYT CZASOWY  

  
PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018r. poz. 1382 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018r. poz. 2096 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2018r., poz.1044 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. z 2017r., poz. 2411 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 r. w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (Dz.U. z 2018r., poz. 2484 z późn. zm.)
 
WYMAGANE DOKUMENTY
1. Wypełniony formularz: Zgłoszenie pobytu stałego/Zgłoszenie pobytu czasowego (odrębny dla każdej osoby, również dla dziecka).
2. Na formularzu zgłoszenia pobytu stałego/ zgłoszenia pobytu czasowego właściciel lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu dokonuje potwierdzenia pobytu w lokalu. 
3. Oryginał dokumentu potwierdzającego aktualny tytuł prawny do lokalu (dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu) – do wglądu.
4. Ważny dokument podróży, a w przypadku cudzoziemców zamieszkujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w związku z uzyskaniem prawa stałego pobytu przez obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu EFTA – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym i obywatela Konfederacji Szwajcarskiej, również inny ważny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo.
5. Wiza lub inny ważny dokument podróży potwierdzający jego tożsamość i obywatelstwo, karta pobytu lub decyzja Wojewody Lubelskiego zezwalająca na pobyt stały lub na czas oznaczony na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu obywatela Unii Europejskiej lub w przypadku braku zaświadczenia oświadczenie o zarejestrowaniu pobytu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
6. Cudzoziemiec dokonujący zameldowania na pobyt stały przedstawia kartę pobytu wydaną w związku z udzieleniem zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, zgody na pobyt ze względów humanitarnych, ochrony uzupełniającej, albo nadaniem statusu uchodźcy w Rzeczypospolitej Polskiej, dokument „zgoda na pobyt tolerowany” albo zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, decyzję o nadaniu statusu uchodźcy w Rzeczypospolitej Polskiej, udzieleniu w Rzeczypospolitej Polskiej ochrony uzupełniającej, zgody na pobyt ze względów humanitarnych albo zgody na pobyt tolerowany.
  
OPŁATY
nie podlega opłacie
 
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
niezwłocznie
 

WYMELDOWANIE Z POBYTU STAŁEGO/ CZASOWEGO

 
 PODSTAWA PRAWNA:
- Ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018r. poz. 1382 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018r. poz. 2096 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2018r., poz.1044 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. z 2017r., poz. 2411 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 r. w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (Dz.U. z 2018r., poz. 2484 z późn. zm.)
 
WYMAGANE DOKUMENTY
1. Wypełniony formularz Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego/ Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego 
2. Dowód osobisty lub paszport – do wglądu
 
OPŁATY
nie podlega opłacie
 
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
niezwłocznie
 

POSTĘPOWANIE ADMINISTRACYJNE W SPRAWIE WYMELDOWANIA Z POBYTU STAŁEGO/ CZASOWEGO LUB ANULOWANIE CZYNNOŚCI MATERIALNO- TECHNICZNEJ ZAMELDOWANIA

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018 r.. poz. 1382z póżn. zm.)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.2096 z późn. zm)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz.1044z póżn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2411 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 r. w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 2484 z późn. zm.)

WYMAGANE DOKUMENTY
Wniosek o wymeldowanie z pobytu stałego/ pobytu czasowego lub wniosek o anulowanie czynności materialno-technicznej zameldowania na pobyt stały/ pobyt czasowy (dotyczyosoby, która w dacie zameldowania nie zamieszkiwała pod wskazanym adresem)
Załączniki:

• kopia dokumentu potwierdzającego aktualny tytuł prawny do lokalu (dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu) – oryginał dokumentu do wglądu
• dokumenty na poparcie wniosku (wyrok sądu orzekający eksmisję, protokół z egzekucji komorniczej, wyrok sądu orzekający rozwiązanie związku małżeńskiego, postanowienie o podziale wspólnego majątku lub inne)
• dowód wniesienia opłaty skarbowej
• dowód osobisty lub paszport - do wglądu

OPŁATY
- opłata za decyzję administracyjną 10 zł

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
Zgodnie z art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.2096 z późn. zm.)

TRYB ODWOŁAWCZY
Odwołanie wnosi się do Wojewody Lubelskiego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (odwołanie składa się w kancelarii UM Hrubieszów (sekretariat). Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Opłaty nie pobiera się.

V. INFORMACJE DODATKOWE
Za osobę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych lub posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych obowiązek meldunkowy wykonuje jej przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny lub inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu.
W przypadku reprezentowania strony przez pełnomocnika do wniosku należy dołączyć dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa zgodnie z art. 33 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Opłata w wysokości 17 zł jest uiszczana przez pełnomocnika działającego w imieniu wnioskodawcy za złożony dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii. Zwolnieniu od opłaty skarbowej podlega dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa jeżeli zostało ono udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
W przypadku braku kompletu wymaganych dokumentów wnioskodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia i złożenia w sekretariacie UM Hrubieszów.


NADANIE NUMERU PESEL OSOBIE OBOWIĄZANEJ NA PODSTAWIE ODRĘBNYCH PRZEPISÓW DO POSIADANIA NUMERU PESEL

PODSTAWA PRAWNA:
- Ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności (Dz.U. 2018 r. poz. 1382 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z póżn. zm.)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 o opłacie skarbowej (Dz. U. 2018 r. poz. 1044 z póżn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji  z dnia 4 stycznia 2012r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL (t.j.Dz. U. 2015 r. poz. 74 z późn. zm.)

WYMAGANE DOKUMENTY:
Wypełniony i podpisany „Wniosek o nadanie numeru PESEL”.
Do wglądu: dowód osobisty lub paszport w przypadku obywatela polskiego; w przypadku osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego dokument podróży lub inny dokument potwierdzający tożsamość lub obywatelstwo.
Dokument potwierdzający dane wskazane w pkt 3-5 wniosku (o ile są dostępne).
W przypadku składania wniosku o nadanie nr PESEL przez pełnomocnika:

• pisemne pełnomocnictwo do złożenia wniosku,
• dowód osobisty pełnomocnika lub ważny paszport.

OPŁATY
- Nie pobiera się opłat za nadanie nr PESEL
- 17 zł. Opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa – w przypadku gdy osoba wnioskująca o nadanie nr PESEL działa przez pełnomocnika.

UWAGI:
1. Wniosek składa się w formie pisemnej.
2. Osoba podlegająca na podstawie odrębnych przepisów obowiązkowi posiadania numeru PESEL składa wniosek o nadanie numeru PESEL w organie gminy właściwym dla miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, a w przypadku braku meldunku – w organie gminy właściwym dla siedziby pracodawcy.   W razie niemożności ustalenia właściwego organu gminy – wniosek składa się w organie gminy właściwym dla Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy.
3. Wniosek o nadanie numeru PESEL musi zawierać wskazanie podstawy prawnej do konieczności uzyskania numeru PESEL oraz dokumentację potwierdzającą dane zawarte we wniosku.
4. Jeżeli wniosek nie spełnia wymogów, wnioskodawca jest wzywany do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że ich nieusunięcie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
5. Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika, legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym w formie, o której mowa w art. 33 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.) po okazaniu przez  pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub ważnego paszportu.

TERMIN ODPOWIEDZI:
Bez zbędnej zwłoki

TRYB ODWOŁAWCZY:
Brak – czynność materialno - techniczna

 
IMPREZY MASOWE

 PODSTAWA PRAWNA: 
- Ustawa z dnia 20 marca 2009 r.- o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1870).

TRYB ZAŁATWIENIA SPRAWY: 
Wniosek do Burmistrza Miasta Hrubieszowa o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. 

WYMAGANE DOKUMENTY:
Do wniosku należy dołączyć dokumentację wymaganą przez Ustawę z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, w tym m. in.: 
    1. określenie nazwy, terminu i miejsca imprezy masowej, 
    2. informacje o:

• liczbie miejsc dla osób na imprezie masowej,
• przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego,
• liczbie, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej oraz służby informacyjnej,

    3. graficzny plan obiektu /terenu/ na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, wraz z jego opisem, zawierający wszystkie dane wymagane ustawą, 
    4. instrukcję postępowania w przypadku powstaniu pożaru lub innego miejscowego zagrożenia, 
    5. informację o osobie wyznaczonej na kierownika do spraw bezpieczeństwa wraz z danymi określonymi w art. 26 ust.1 pkt 5 w/wym. ustawy, 
    6. informację o powiadomieniu podmiotów o których mowa w art. 26 ust.1 pkt 8 w/wym. ustawy /Straż Graniczna/, 
    7. opinie Komendanta Miejskiego Policji w Hrubieszowie, Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Hrubieszowie, Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Hrubieszowie oraz Dyrektora Miejskiej Stacji Pogotowia Ratunkowego w Hrubieszowie, 
    8. informację dot. zainstalowanych /bądź nie zainstalowanych/ urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk, o których mowa w art. 11 w/wym. ustawy, 
    9. informację o rozmieszczeniu miejsc i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe /dotyczy imprez na których odbywać się będzie sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych zawierających nie więcej niż 3,5 % alkoholu/, 
    10. opinie opisane w art. 26 ust. 3 w/wym. ustawy, 
    11. kopie aktualnych protokołów z kontroli, o których mowa w art. 27 pkt 1 w/wym. ustawy, 
    12. terminarz rozgrywek meczów piłki nożnej lub terminarz innych imprez masowych – w przypadku imprez masowych organizowanych cyklicznie, 
    13. informację o sposobie zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej – dotyczy organizatora meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka, 
    14. oświadczenie o spełnieniu wymogów w zakresie wyposażenia obiektu wykorzystywanego do organizacji meczów piłki nożnej w kompatybilne ze sobą elektroniczne systemy służące do: identyfikacji osób, sprzedaży biletów, kontroli przebywania w miejscu i czasie trwania meczu piłki nożnej, kontroli dostępu do określonych miejsc i weryfikacji informacji /dotyczy organizatora meczu piłki nożnej/, 
    15. dokument poświadczający zawarcie ubezpieczenia imprezy masowej, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, 
    16. dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie decyzji, 
    17. inne dokumenty wymagane ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. 

TERMIN I SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Burmistrz Miasta Hrubieszowa wydaje decyzję o zezwoleniu na przeprowadzenie imprezy masowej lub decyzję o odmowie wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej.

    • Organizator imprezy obowiązany jest złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wraz z kompletnymi załącznikami nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia. 
    • Opinie Komendanta Miejskiego Policji, Komendanta Miejskiego Straży Pożarnej, Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego i Dyrektora Miejskiej Stacji Pogotowia Ratunkowego oraz instrukcję, o której mowa w art. 6 ust. 4 ustawy należy do wniosku dołączyć niezwłocznie, jednak nie później niż na 14 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy masowej. 
    • Burmistrz Miasta Hrubieszowa wydaje zezwolenie albo odmawia jego wydania w terminie co najmniej 7 dni przed planowanym terminem przeprowadzenia imprezy masowej. 
    • Jeżeli w terminie 7 dni przed imprezą masową brak jest wszystkich dokumentów wymaganych ustawą Burmistrz Miasta Hrubieszowa wydaje decyzję o odmowie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. 

OPŁATY: 
Przed wydaniem decyzji wnioskujący obowiązany jest wnieść opłatę skarbową w kwocie 82 zł.

TRYB ODWOŁAWCZY:
 Od decyzji organu przysługuje odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego wniesione za pośrednictwem organu wydającego decyzję w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie.
___________________________________
Opłatę skarbową można uiścić:
- gotówką na miejscu w kasie Urzędu Miasta w Hrubieszowie oraz na konto bankowe:
Bank PEKAO S.A.
89 1240 2829 1111 0000 4027 0241

Osoba odpowiedzialna za publikowane informacje: Bożena Borna-Musiej