Urząd Miasta Hrubieszów

ul. mjr. H. Dobrzańskiego "Hubala" 1

Osoby sprawujace funkcje: 

Naczelnik Wydziału - Marta Mazek (pokój Nr 9)

Zastępca Naczelnika Wydziału - Agnieszka Wróblewska (pokój Nr 9)


Zadania: 

1. prowadzenie organizacyjno – technicznej obsługi Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza
2. udzielanie informacji o sposobie i trybie załatwianych spraw w Urzędzie, wydawania druków i wniosków oraz świadczenia pomocy przy ich wypełnianiu,
3. prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza oraz kierowanie ich do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym i jednostkom,
4. prowadzenie kancelarii Urzędu,
5. obsługa centrali telefonicznej;
6. rejestrowanie spraw zgłaszanych przez interesantów i kierowanie do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym i jednostkom,
7. opracowywanie projektów zmian regulujących organizację i funkcjonowanie Urzędu,
8. prowadzenie spraw kadrowych i świadczeń socjalnych pracowników Urzędu i teczek akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
9. zawieranie umów cywilno – prawnych dotyczących administrowania urzędu oraz umów zlecenia i umów o dzieło z pracownikami,
10. prowadzenie spraw związanych ze stażami absolwenckimi, robotami publicznymi i pracami interwencyjnymi, praktykami studenckimi i uczniowskimi.
11. prowadzenie ewidencji czasu pracy, spraw związanych z dyscypliną pracy oraz spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
12. organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
13. planowanie funduszu płac i sporządzanie okresowych analiz z jego wykonania.
14. zapewnienie obsługi informatycznej komórek organizacyjnych Urzędu, 
15. prowadzenie zadań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną przeciwpożarową Urzędu, zabezpieczeniem budynku i mienia,
16. zaopatrywanie pracowników Urzędu w niezbędne wyposażenie, materiały, druki, czasopisma, pieczęcie, środki czystości i odzież roboczą,
17. administrowanie budynkiem urzędu,
18. prowadzenie ewidencji środków trwałych i nietrwałych;
19. przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dotyczących administrowania urzędu i jego funkcjonowania zgodnie z prawem zamówień publicznych,
20. prowadzenie spraw z zakresu ochrony informacji niejawnych,
21. prowadzenie spraw z zakresu pełnomocnika informacji niejawnych.
22. zapewnienie ochrony danych osobowych zawartych w systemach informatycznych oraz wykonywanie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji.
23. prowadzenie spraw Urzędu z zakresu zbiorów danych osobowych.
24. sprawowanie nadzoru nad aktualizacją Biuletyn Informacji Publicznej.
25. prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
26. prowadzenie rejestrów oświadczeń o stanie majątkowym. 
27. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
28. obsługa Miejskiej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz realizacja Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
29. koordynacja działań pomiędzy Urzędem Miasta, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej i Środowiskowym Domem Samopomocy.
30. współpraca z placówkami opieki zdrowotnej. 
31. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie łagodzenia skutków bezrobocia.

Zadania w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego:
1) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony RP oraz współdziałania z organami wojskowymi w administrowaniu rezerwami osobowymi.
2) występowanie do instytucji, podmiotów gospodarczych i organizacji społecznych o współdziałanie rezerwami osobowymi.
3) rejestracja przedpoborowych.
4) uczestnictwo w poborze do wojska.
5) doręczanie kart do odbycia ćwiczeń wojskowych w trybie natychmiastowego zgłoszenia się do odbycia ćwiczeń oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie pokoju.
6) przygotowywanie dokumentacji osób uznanych za pozostających na utrzymaniu poborowego.
7) planowanie działalności obrony cywilnej miasta
8) organizowanie formacji obrony cywilnej.
9) nakładanie świadczeń w ramach powszechnej samoobrony ludności
10) prowadzenie spraw związanych z obsługą szefa obrany cywilnej,
11) opracowanie planu obrony cywilnej,
12) przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz udział w zwalczaniu klęsk żywiołowych, zagrożeń środowiska i usuwaniu skutków,
13) organizowanie i prowadzenie szkoleń formacji obrony cywilnej a także ludności w zakresie samoobrony,
14) prowadzenie ewidencji osób podlegających obowiązkowi szkolenia w zakresie samoobrony oraz osób, które przeszkolenie odbyły,
15) opracowywanie planu akcji kurierskiej,
16) opracowywanie rocznego planu świadczeń osobistych i doraźnych, świadczeń rzeczowych,
17) informowanie Komendanta Wojskowej Komendy Uzupełnień o nieruchomościach i rzeczach ruchomych, które mają być przedmiotem świadczeń rzeczowych,
18) przygotowywanie projektów decyzji o obowiązku nałożenia świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony cywilnej,
19) opracowywanie wytycznych do działania w zakresie spraw obronnych i obrony cywilnej,
20) opracowywanie kalendarzowego planu zamierzeń w zakresie obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, spraw obronnych,
21) opracowywanie projektów zarządzeń w zakresie działalności Miejskiego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
22) przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny i zagrożenia terroryzmem oraz wykonywanie innych zadań w tym zakresie
koordynowanie przygotowań i przedsięwzięć obrony cywilnej prowadzonych przez instytucje, podmioty gospodarcze i inne podmioty na terenie miasta,
23) prowadzenie archiwum zakładowego i brakowanie akt oraz współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu w tym zakresie.

Przy oznakowaniu spraw Wydział używa symbolu „OR”.


Osoba odpowiedzialna za publikowane informacje: Marta Mazek